Riunioni inefficienti: cause, effetti e possibili soluzioni

Dopo la pandemia, i lockdown e la rivoluzione dello smart working, moltissimi lavoratori si sono ritrovati da un giorno all’altro con l’agenda fitta di riunioni e video call. Tante, a volte troppe e nella maggior parte dei casi del tutto inutili, se non addirittura controproducenti. A darne evidenza empirica è l’elaborazione di Ottar.ai (una società tecnologica americana).

Quanto tempo spendiamo nei meeting?
In media il 15% del tempo di un’azienda è speso in riunioni, con un incremento annuale a partire dal 2008. I dirigenti di fascia intermedia passano il 35% del loro tempo in riunioni, mentre gli impiegati di fascia alta il 50%.
Dalla pandemia il tempo passato nelle riunioni è aumentato del 10% a settimana e il numero delle video call si è alzato da una media di 5,9 riunioni prima del lockdown a 6,5.
Il 67% degli impiegati passano dalle 2 alle 5 ore al giorno in riunioni e questo, lamentano, impedisce loro di essere produttivi al lavoro.
Alle ore dedicate ai meeting bisogna poi aggiungere il tempo impiegato a preparare questi momenti di aggiornamento (circa 4 ore per gli impiegati).

Quanto durano in media queste riunioni?
Nel 2020, dunque in pieno lockdown, la durata più comune è stata di mezz’ora (36%), ma una buona fetta dei meeting si è risolta in 15 minuti (31%), mentre solo il 20% delle riunioni è durato un’ora. Ma anche se brevi, spesso questi momenti di aggiornamento non sono realmente necessari e quasi tutti i lavoratori (il 92% degli intervistati), nel migliore dei casi, si dedicano ad altre incombenze mentre è in corso la riunione (come leggere le mail), oppure semplicemente si distraggono dall’ordine del giorno e pensano ad altro. Piuttosto, dicono gli intervistati ai sondaggi, sarebbe meglio rimanere tutti aggiornati e allineati via mail o su whatsapp.

Quali sono i problemi?
Secondo l’elaborazione di Ottar.ai, l’insoddisfazione dei dipendenti per la gestione inefficiente dei meeting si deve alle seguenti cause:
– mancanza di obiettivi chiari e di preparazione da parte dei partecipanti sull’argomento trattato
– confusione nella divisione dei ruoli e nel prendere decisioni; scarsa capacità di comunicazione
– non rispetto delle tempistiche fissate
– mancanza di attività di follow-up e dunque incapacità di realizzare nel concreto quanto si è discusso nelle sessioni

Quali sono le conseguenze (anche economiche)?
Le riunioni inutile, frequenti e prolungate, secondo l’elaborazione di Ottar.ai, portano a lungo andare un senso di frustrazione nei lavoratori e prosciugano le loro energie e la loro creatività. Il danno però si ripercuote non solo sul benessere psicologico dei dipendenti ma anche sull’ambito economico dell’azienda, in quanto il tempo perso e la bassa produttività equivalgono a guadagni mancati. In particolare un’indagine condotta su 6.500 persone di America, Regno Unito e Germania ha scoperto che le riunioni inefficaci costano fino a 399 miliardi di dollari negli USA e 58 miliardi di dollari nel Regno Unito.

Quindi meglio delle giornate di lavoro “meeting free”?
Probabilmente la soluzione sta nell’equilibrio e nella corretta organizzazione. Le riunioni, sia fisiche sia virtuali, rimangono un valido strumento di confronto e di elaborazione di nuove idee, a patto però di rispettare determinate regole volte all’efficienza e alla soddisfazione finale di tutti i partecipanti. Per esempio:
– condividere in anticipo un’agenda strutturata in cui sono indicati i diversi temi da discutere in ordine di priorità, indicando i ruoli e le persone responsabili delle varie attività
– allegare tutto il materiale necessario ad affrontare la sessione
– stabilire e soprattutto rispettare le tempistiche che ci si è prefissati per la durata del meeting
– definire per iscritto le attività di follow-up indicando chi deve fare cosa e secondo quali tempistiche.