I facilitatori del welfare per coinvolgere i dipendenti

Tutoraggio, infopoint, feedback e risorse HR per  agevolare le adesioni al piano di benessere. Per Zobele la conversione del Premio di risultato in servizi di welfare passa dall’attenzione a una giusta comunicazione.

Nel 2015, Zobele ha siglato un accordo sindacale per la conversione del premio di risultato in servizi di welfare. Nello stesso periodo, l’azienda, leader mondiale nella produzione di dispositivi per l’air care e insetticidi, ha aderito a un progetto di rete aziendale. È Welfare Trentino, promosso da Confindustria Trento, che si prefiggeva di coinvolgere i dipendenti di più imprese e di creare un volano con il territorio e con le organizzazioni presenti nel territorio.

“Quando mi sono confrontato con gli addetti ai lavori sulla conversione del Premio di risultato (Pdr) in welfare, mi hanno detto che il primo anno al massimo saremo riusciti a raggiungere il 15-20%”, racconta a Tuttowelfare.info Diego Casagranda, HR Manager di Zobele. Il primo obiettivo che il Responsabile delle Risorse Umane si è prefisso, quindi, è stato quello di superare i pronostici sulle percentuali di adesione alla piattaforma.

“Quando siamo partiti, ho parlato internamente con il mio team e abbiamo deciso di dare al progetto la giusta importanza, prendendo per mano il dipendente e spiegandogli precisamente che cosa vuol dire fare welfare, che non è solo buoni benzina”. L’azienda ha perciò deciso di offrire un servizio di tutoraggio per superare le diffidenze iniziali dei dipendenti.

“Sapevamo che se avessimo comunicato con i colleghi in maniera classica, quindi con il banale comunicato e gli incontri di informazione, sicuramente non saremo riusciti a fare centro nel progetto”, dice Casagranda. Prendendo spunto dall’esperienza di qualche azienda che era già partita senza ottenere grandi risultati, pur offrendo la stessa piattaforma e lo stesso servizio, Zobele ha deciso di inserire la figura del facilitatore.

Un “esperimento” non solo ben riuscito, ma che è diventato un caso di studio, citato anche nel libro di Luca Pesenti dal titolo Il welfare in azienda. Imprese ‘smart’ e benessere dei lavoratori

Facilitatori e infopoint settimanale sul welfare

I facilitatori sono due dipendenti dell’ufficio personale dell’azienda, con il compito specifico di dare un supporto a 360 gradi a tutti i dipendenti, senza distinzione tra impianto fabbrica, impiegati e manager. “L’idea era di creare un infopoint e di mettere a disposizione un addetto ai lavori per il welfare, che trattasse tutti allo stesso modo”.

Allo stesso tempo, però, i facilitatori devono tenere conto della stratificazione di età anagrafiche, di esperienze lavorative e di esigenze totalmente diverse. Durante gli orari di sportello, i facilitatori offrono una vera e propria consulenza one-to-one calata sulle esigenze specifiche di ogni dipendente, dal campo estivo, tutoraggio o aiuto dopo scuola per chi ha figli, alla cooperativa che può dare un supporto a chi ha persone anziane da accudire.

“Due dipendenti si sono resi disponibili a rispondere alle richieste di informazioni, dallo spiegare come si fa a entrare nel sistema o a generare una mail per accedere alla piattaforma, al capire che cosa possiamo caricare, quali sono le parti rimborsabili e quali servizi offre”. Nel momento di lancio del progetto, l’infopoint sul welfare era un appuntamento fisso settimanale.

Adesso, invece, durante l’anno, quando la campagna è lanciata, lo sportello è aperto una volta al mese. “Abbiamo diminuito la frequenza dell’infopoint fisso, ma le persone dedicate si rendono comunque disponibili, su appuntamento, anche fuori dall’orario dello sportello”. L’appuntamento fisso settimanale torna nel mese di maggio, quando avviene la conversione dei Pdr e le richieste di informazioni si intensificano.

Inoltre, l’azienda ha sempre comunicato in modo trasparente e continuativo ai propri dipendenti le percentuali di adesione al progetto e quali servizi venivano scelti. “Abbiamo generato un continuo scambio di informazioni per spingere le persone a parlarne tra loro, anche durante la pausa caffè. In questo modo non erano spaventati dallo strumento, perché vedevano che c’era una comunicazione trasparente e un utilizzo da parte dei colleghi”. La logica della comunicazione è stata mantenuta, anche se oggi viene fatta in modo meno pressante rispetto all’inizio del progetto.

La conversione del Pdr in welfare

Nel 2016, il primo anno di implementazione del piano di welfare, Zobele ha registrato un’adesione di quasi il 40% e negli anni successivi ha mantenuto una percentuale intorno al 30-35%. “L’idea era di procedere con questo progetto credendoci veramente, per poterlo poi portarle come fiore all’occhiello del territorio, e abbiamo visto che ha funzionato”. Il primo accordo sindacale, che riguardava il triennio 2016-18, è stato rinnovato per il triennio 2019-21.

Il Pdr è legato a una serie di indicatori del sito produttivo e a un sistema che conta anche la presenza. Insieme generano un importo che i dipendenti possono decidere se convertire secondo quattro cluster: 100%, 75%, 50% o 25%. L’importo del premio è variabile e va da zero a 2mila euro. “Il vantaggio della conversione è che l’accordo sindacale prevede che noi cediamo il nostro risparmio contributivo, l’Irpef, in favore del dipendente. Perciò, a chi decide di aderire al progetto e di convertire il premio, diamo un 20% in più da utilizzare in welfare”.

Per l’erogazione dei servizi di welfare, l’azienda si appoggia alla piattaforma Willis Towers Watson, scelta dalla rete Welfare Trentino per tutte le aziende aderenti, che adesso raggruppa 18 imprese del territorio e circa 5mila dipendenti coinvolti nel progetto. “Al di là dei buoni shopping, che è un utilizzo abbastanza facile e immediato – per la verità non amo molto perché non lo ritengo well-being – funzionano molto bene i rimborsi scolastici e sanitari e fortunatamente c’è una buona adesione anche ai fondi pensione”.

L’efficienza del sistema, tuttavia, ha comportato un costo all’azienda. “Quando si dice che con le conversioni del Pdr in servizi di welfare le aziende risparmiano, io rispondo che non è così se si vuole affrontare il tema in maniera professionale e convinta. Noi abbiamo dedicato ore e ore e persone, sottraendole all’ufficio personale, a un progetto di welfare che prima non esisteva e che quindi venivano impiegate per fare altro”.

I feedback e i progetti per il futuro

La rete Welfare Trentino ha raccolto i feedback delle persone coinvolte con dei questionari anonimi. “Mi sono ripromesso di fare un’analisi più dettagliata per la mia azienda nel corso del 2020, a conclusione dell’esperienza triennale, per raccogliere i risultati in modo scientifico e in forma anonima, somministrando una survey a tutti, anche a quelli che non partecipano per capire perché”.

La rete ha dato appuntamento a tutte le aziende aderenti al 18 gennaio 2020 per fare il punto, raccogliere i loro feedback e capire quali possano essere gli sviluppi futuri. “Dirò che dobbiamo insistere sul fare marketing e pubblicità sul mondo della cooperazione sociale e dell’aiuto alle persone. È un segmento secondo me sotto utilizzato, molto più legato al well-being che ai flexible benefit da convertire”.

L’HR Manager di Zobele, inoltre, vorrebbe esplorare come ampliare i rimborsi e lavorare sul convenzionamento con cooperative sul territorio che forniscono ampi servizi alla persona, sia legati al mondo dell’infanzia sia all’aiuto alle persone anziane, puntando su corsi e percorsi che possano essere vantaggiosi per il dipendente, legandoli anche al mondo della salute.

“Questo è un punto che va valorizzato e promosso all’interno della piattaforma, perché è una collaborazione vincente da entrambi i lati: diamo la disponibilità ai nostri colleghi di sfruttare questa possibilità e alle cooperative sociali del territorio di farsi conoscere e di lavorare in maniera proficua con le persone del territorio”.

Smart working e la conciliazione lavoro-famiglia

Oltre alla piattaforma di servizi di welfare, l’azienda sta puntando molto anche sul well-being allargato: flessibilità, Smart working e attenzione alla conciliazione lavoro-famiglia. “È tutto un divenire e pensare a cosa si potrebbe migliorare. Ogni anno ci troviamo a discutere su quello che potrebbe essere lo strumento migliore per venire incontro alle esigenze diverse del lavoratore di oggi, dalle neomamme o mamme con più figli, al giovane neolaureato”.

Lo Smart working, partito in via sperimentale qualche anno fa con un ridotto numero di persone, in questo momento, è limitato a circa il 5%-10%% della popolazione aziendale per un giorno a settimana. Dopo aver raccolto risultati positivi, Zobele adesso valuterà di estenderlo alla maggior parte della popolazione. “Per lanciarlo a livello aziendale, dobbiamo prima fare un percorso formativo partendo dai manager e dai vertici, cercando di far capire qual è l’utilità dello strumento, come funziona e quali possono essere i vantaggi”.

Il tema dell’employer branding e del marketing per l’attraction di nuove figure è molto importante per l’azienda, che producendo per conto terzi non ha un brand noto al pubblico. “Sicuramente avere un pacchetto di welfare strutturato di questo tipo, con flessibilità, Smart working e conciliazione vita privata-lavoro, è un asset che ci può aiutare per attrarre e mantenere soprattutto le figure più giovani e più smart”.