Il Comune di Bologna è al lavoro per introdurre lo Smart working nella Pubblica amministrazione. L’obiettivo è migliorare produttività ed efficacia. Ma anche rendere la città più vivibile e sostenibile.

Alla ricerca della formula perfetta per lavorare in modo smart non sono solo le aziende, ma anche le Pubbliche amministrazioni (Pa). Tra queste, c’è il Comune di Bologna che sta lavorando a un progetto per introdurre lo Smart working nella Pa. L’obiettivo è di stimolare il cambiamento strutturale del funzionamento della Pa, in una direzione di maggior produttività del lavoro, maggior efficacia dell’azione amministrativa, maggior orientamento ai risultati, contenimento dei tempi e riduzione dei costi.

“È stata una scelta calata dall’alto e portata avanti con chi ci crede e vuole sperimentare”, spiega Mariagrazia Bonzagni, Capo area personale e organizzazione e programmazione, controlli e statistica del Comune di Bologna. “In questa fase stiamo misurando l’impatto dello Smart working attraverso dei questionari per raccogliere il punto di vista delle persone”.

Lo scopo è misurare l’impatto del lavoro agile, capire come sta andando dal punto di vista dell’organizzazione e individuare gli indicatori, come il risparmio di carburante e di anidride carbonica emessa, che dimostrano che funziona.

Andare oltre alla sola organizzazione del lavoro

Il lavoro agile, però, non è visto dal Comune di Bologna solo come una diversa modalità di organizzazione del lavoro, ma come uno strumento utile per la comunità. “Lo Smart working non è solo una diversa modalità di erogazione della prestazione. Non apporta soltanto benefici alle persone e alle aziende, ma vantaggi per l’intera collettività ed è uno straordinario fattore abilitante della Smart sustainable city”, specifica Bonzagni. “Se tutte le aziende implementassero il lavoro agile, la città cambierebbe forma. L’organizzazione del lavoro può aiutare le città a diventare più vivibili”.

Per Palazzo d’Accursio, infatti, lo Smart working è una leva che impatta sullo sviluppo sostenibile della città, in linea con gli Obiettivi dell’Agenda Onu 2030. In particolare, gli obiettivi interessati dal progetto sono cinque: il 3 (benessere e salute); il 5 (l’uguaglianza di genere); l’8 (lavoro decoroso e crescita economica duratura); l’11 (città e comunità sostenibili) e il 13 (combattere il cambiamento climatico e il suo impatto).

“Il modello organizzativo del lavoro ha un impatto centrale nelle logiche di funzionamento e di governo di una città e nella sostenibilità ambientale, sociale ed economica di una società e di un Paese”, insiste la manager.

Smart-Bo, il tavolo sul lavoro agile

Per raggiungere gli obiettivi prefissati, il Comune di Bologna ha istituito un tavolo di lavoro e confronto sullo Smart working. ‘Smart-Bo’ è stato creato in seguito alla sottoscrizione del Protocollo di Intesa del 24 ottobre 2019, durante la Giornata del Lavoro agile di Bologna, nel corso dell’evento Nuovi modi di lavorare, vivi una nuova città. Al tavolo hanno partecipato non solo le imprese, ma anche le associazioni di rappresentanza, insieme con le aziende della Pa, l’Università di Bologna e il Dipartimento Pari Opportunità, presente come osservatore esterno.

Smart-Bo ha un duplice compito: da una parte promuovere il lavoro agile come leva strategica per il benessere, l’innovazione organizzativa di imprese e Pa e lo sviluppo sostenibile del territorio; dall’altra favorire la creazione di un luogo di confronto e di scambio tra Pa e imprese del territorio sui temi dello Smart working.

Il tavolo, inoltre, si occupa di organizzare momenti di formazione e confronto sulle tematiche dello Smart working; di scambiare le buone prassi e condividere gli strumenti operativi tra pubblico e privato; di definire e somministrare un questionario periodico condiviso tra tutte le aziende di misurazione dell’impatto del lavoro agile che fornisca dati aggregati territoriali; di analizzare e di pubblicare i dati e le sperimentazioni presenti sul territorio e di organizzare eventi finalizzati alla diffusione e comunicazione esterna, come per esempio la Giornata del Lavoro agile della Città di Bologna da tenere annualmente.

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Così l’amministrazione emiliana è andata oltre i limiti della diffusione del welfare nella PA e ha creato un piano di benessere organizzativo da manuale.

Quello che rende difficile se non impossibile per la pubblica amministrazione, e in particolare per i Comuni, attivare interventi di welfare aziendale non è stata tanto la mancanza di una legge che faciliti o renda più conveniente questi interventi. E neanche la scarsità delle risorse economiche. Il problema più grave, che di fatto spiega l’assenza o la scarsissima diffusione di politiche volte al miglioramento del benessere organizzativo nel pubblico è la mancanza, a livello di contrattazione nazionale, di previsioni specifiche che consentano un investimento reale su queste politiche. Non ha dubbi Mariagrazia Bonzagni, capo area Personale e organizzazione del Comune di Bologna. «Molte amministrazioni, come la nostra hanno un bilancio sano e i conti in ordine e avrebbero la possibilità di valutare investimenti di questo tipo». Ma la burocrazia rappresenta un limite.

Tanti limiti e poche certezze

Mariagrazia Bonzagni

«Nel settore pubblico esiste un problema di legittimazione a monte dell’operato degli enti, soprattutto in campo retributivo che, nel tempo, ha trovato soluzione solo in alcuni comparti del pubblico impiego. Il contratto nazionale del comparto degli enti locali non ha mai previsto finora la possibilità di attivare interventi di welfare aziendale», spiega Bonzagni. «Solo con il nuovo Ccnl 2016-2018 sottoscritto definitivamente poco tempo fa c’è una timida apertura. Timida perché, nonostante la previsione normativa, non è molto chiaro se e come possano essere rese disponibili ulteriori specifiche risorse finanziarie dedicate alle politiche di welfare». Insomma, nonostante ci sia un segnale di apertura ci sono ancora molti limiti all’attivazione di forme di welfare nel settore pubblico. «Il contratto è stato firmato da poco», conferma la dirigente, «attendiamo di capire se anche noi potremo finalmente decidere, come il datore di lavoro privato, di destinare risorse per il welfare delle nostre persone. La speranza è che finalmente si capisca che chi lavora nel pubblico ha bisogno, esattamente come i lavoratori privati o forse più, di essere ingaggiato, riconosciuto, motivato».

Comune di Bologna, un esempio per altre amministrazioni pubbliche

Difficoltà che però non hanno fermato il Comune di Bologna, dove il welfare, prima di essere una componente della retribuzione, è il modo con il quale il management esprime la propria attenzione e cura per le persone. «Welfare, in fondo, significa letteralmente benessere e pensiamo che per il benessere organizzativo contino di più le motivazioni intrinseche che quelle estrinseche», spiega Bonzagni. E proprio da questa prospettiva l’amministrazione è partita per avviare alcuni interessanti progetti che possono essere presi ad esempio da altre amministrazioni pubbliche. «Nel 2013 abbiamo costituito una community di agenti del cambiamento, 35 persone, dipendenti del Comune, ai quali ogni collega può rivolgersi ogni volta ritiene di avere un’idea, piccola o grande, per migliorare i processi produttivi e rispondere meglio ai cittadini», racconta Bonzagni. «Il cantiere è durato oltre un anno, durante il quale tutte le persone hanno avuto l’opportunità di partecipare, insieme abbiamo poi scritto la Carta dei valori del nostro ente, approvata formalmente dalla giunta comunale a fine 2013». Relativamente alla prevenzione, sensibilizzazione e soluzione di eventuali casi di discriminazione, mobbing o malessere lavorativo nell’organizzazione, «nel 2015 abbiamo deciso di istituire la figura del consigliere di fiducia per supportare i dipendenti che si sentano discriminati, svalorizzati o non ascoltati», dice ancora Bonzagni.

Rotta sulla comunicazione

Due anni più tardi, dopo un lavoro di co-design, è stata lanciata la nuova Intranet comunale, uno strumento rinnovato completamente che punta a utilizzare la comunicazione interna per lo sviluppo dell’organizzazione, creando spazi di condivisione tra le persone e di crescita della comunità interna. Insomma, il Comune ha cercato di facilitare lo scambio di buone pratiche, per aprirsi al dialogo con il mondo esterno. «Nel corso del 2018 completeremo l’attuazione del piano per il miglioramento del benessere organizzativo costruito ancora una volta grazie a un processo partecipativo», aggiunge la dirigente. «Il progetto è molto ricco: contiene interventi di work-life balance, tra cui una nuova tipologia di part-time all’83% del tempo lavoro per venire incontro alle esigenze delle collaboratrici. Inoltre è prevista una estensione graduale del telelavoro, utilizzato in particolare per necessità di accudimento di genitori anziani. Stiamo sperimentando anche un progetto per il buon rientro di mamme e papà al lavoro, gestito da una dipendente con competenze di counseling, per supportarli in questa nuova fase della loro vita ma anche per far passare il messaggio culturale che la genitorialità fa bene alle organizzazioni perché allena competenze fondamentali, come l’empatia, l’intelligenza emotiva ma anche la negoziazione e la capacità di lavorare in team».

Relazioni e condivisione due parole chiave del piano welfare

Il nuovo piano contiene anche interventi per favorire le relazioni e la condivisione, per la valorizzazione delle competenze delle persone, per facilitare uno stile di direzione più orizzontale e collaborativo. «Ed entro l’anno partiremo con un progetto-pilota di lavoro agile, che dovrebbe coinvolgere circa 100 persone», spiega la dirigente. «Per noi lo smart working più che un progetto di conciliazione sarà in prospettiva un cambio di paradigma verso un approccio al lavoro basato non più sulla presenza in ufficio ma sul raggiungimento dei risultati. E favorirà quell’approccio di condivisione e di fiducia tra le persone che stiamo cercando di perseguire con i nostri progetti di innovazione organizzativa».

La partecipazione  vissuta come un valore

Un lavoro lungo e complesso ma è ancora presto per valutare se il lavoro di coinvolgimento e di engagement portato avanti dal Comune d Bologna abbia davvero prodotto una percezione di miglioramento del benessere organizzativo. «Il prossimo anno somministreremo un questionario per rilevarla. Vedremo quindi se i dati saranno migliori di quelli dell’ultima rilevazione», precisa  Bonzagni. «Ma una cosa posso dirla: in uno dei periodi più difficili per la pubblica amministrazione, nel quale sarebbe comprensibile che le persone fossero amareggiate e demotivate, ho incontrato tanti dipendenti che hanno vissuto la partecipazione a un processo di sviluppo e miglioramento della nostra organizzazione come un valore che prescinde da ogni riconoscimento economico». Un risultato importante, che ha convinto il Comune emiliano a proseguire su questa strada. «Vorremmo cercare di allargare il numero delle persone ingaggiate in questi processi di innovazione organizzativa. Questo è il nostro obiettivo più importante. E penso che la decisione di assumere persone giovani (con età inferiore a 32 anni) attraverso progetti di formazione-lavoro, potrà aiutarci a raggiungerlo più velocemente.

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