di Federica Pedroni, Head of A&T Workplace di CBRE Italy

Spazi di lavoro inadeguati o troppo rumorosi, dotati di scarsa illuminazione, che presentano distrazioni visive e sbalzi termici o altri elementi di fastidio, influiscono negativamente sulla salute e sul benessere dei dipendenti. Come emerge dalla recente pubblicazione “Designing for Neurodiversity” del British Council for Offices, creato in collaborazione con CBRE, lo spazio fisico dell’ufficio può avere effetti diretti e sistemici che possono causare stress o, in casi estremi, intensificare la sindrome del burnout.

Per esempio, uno spazio con una scarsa insonorizzazione non è solamente causa di difficile concentrazione per persone neurodivergenti, ma può portare chiunque ad avere problemi di salute; lo stress da rumore è anche causa di assenteismo per malattia correlato ai disturbi del sonno. Tutti questi problemi portano a un calo della produttività e della stima personale, fino alla perdita del lavoro in casi estremi.
Partendo da queste considerazioni, l’analisi del British Council for Offices si avvale della neuroscienza e dell’epidemiologia per capire e definire la relazione tra l’essere umano e l’ambiente di lavoro. Oltre alla conferma della stretta relazione tra la salute e uno spazio disabilitante, nella ricerca vengono messi in evidenza altri insegnamenti chiave:

• Il design può partecipare all’equità e dovrebbe essere funzionale e di supporto.
• Il design è solo uno degli elementi che caratterizzano un ambiente di lavoro abilitante, dobbiamo anche considerare la cultura aziendale.
• L’ufficio fisico è parte di un “employment ecosystem” più ampio.

Un principio chiave per rendere un ambiente abilitante è quello di fornire alle persone autonomia attraverso la scelta e una varietà di “physical amenities”. Il modo in cui è organizzato lo spazio all’interno di un ufficio ha, quindi, degli impatti significativi non solo sulla performance lavorativa, ma anche sulla salute e sul benessere delle persone.

Un progetto pilota condotto da CBRE in Spagna ha, infatti, dimostrato come la produttività può aumentare fino al 63% e la creatività fino al 137% quando un workplace ben progettato e arricchito di elementi naturali si combina con una cultura che incentivi l’attività fisica, il mindfulness e una formazione adeguata all’utilizzo degli spazi dell’ufficio.

Il Design Inclusivo è un approccio di progettazione che tiene in considerazione la diversità e le varie forme di abilità esistenti, permettendo di creare un ecosistema equilibrato.

Progettare secondo i principi di equità e inclusione significa andare oltre l’accessibilità, considerare non solo il design dello spazio e la tecnologia, ma anche i processi comunicativi, le politiche aziendali, e le iniziative di diversità e inclusione. Significa progettare l’ambiente ufficio in modo accogliente per tutti, indifferentemente da età, genere e capacità.
Con la diffusione dello smart working, per molte aziende la sfida più grande è riportare i dipendenti in ufficio per creare collaborazione, socializzazione e brand identity.

Quale modo migliore per farlo, se non tramite la progettazione di un ambiente accogliente e adatto allo svolgimento di tutte le attività lavorative, con l’ausilio di una tecnologia che non è possibile trovare a casa e con dei servizi e agevolazioni che aiutino i dipendenti a migliorare la propria work-life balance?

La progettazione dei luoghi di lavoro continuerà a evolversi e ad adattarsi in risposta all’evoluzione nell’utilizzo dello spazio. Il design attento e intelligente dell’ufficio è un elemento chiave di differenziazione, che rafforza l’identità e la cultura aziendale oltre a facilitare le interazioni tra le persone.

Prima di iniziare a progettare, è necessario analizzare, raccogliere i dati e le necessità sulla base della visione
e della strategia dell’azienda per poi trasformali in un chiaro brief di progetto.
Qualsiasi organizzazione impegnata a garantire il benessere dei propri dipendenti, dovrà partire dalla definizione di una “workplace strategy” per contribuire ad aiutare le persone a sentirsi maggiormente coinvolte, a lavorare in maniera più efficace e innovativa al fine di ottenere i risultati migliori. Una workplace strategy che si basi sui principi di Diversity, Equity & Inclusion deve contemplare la progettazione in tre diversi ambiti: spazio, tecnologia e persone.

Spazio: rispondere alle preferenze e alle esigenze di tutti significa progettare ambienti diversificati e adattabili, ricchi di dotazioni tecnologiche e no, per permettere a tutti di svolgere l’attività lavorativa. Particolare attenzione al comfort acustico e illuminotecnico, alla segnaletica, ai colori e a elementi di arredo distintivi, biofilia e luce naturale.

Tecnologia: rappresenta la chiave per la creazione di ambienti inclusivi. Sistemi di comunicazione innovativi e strumenti digitali sono fondamentali per migliorare il livello di accessibilità e di utilizzo degli spazi, dei sistemi di prenotazione, del way-finding e rilevazione presenza sono ormai di uso comune, ma ancora si lavora sulla personalizzazione dell’esperienza e sull’immediatezza di utilizzo e sull’integrazione degli strumenti digitali.

People: accompagnare le persone verso il cambiamento delle modalità di lavoro, verso un utilizzo migliore degli spazi e delle dotazioni che vengono messe a disposizione dalle aziende, formare le persone per renderle capaci di gestire l’attività di lavoro da remoto e avere più attenzione verso i temi di Diversity, Equity and Inclusion.

L'articolo La strategia di workplace e il design inclusivo come alleati delle aziende proviene da Tuttowelfare.

Se le aziende si stanno già riorganizzando per offrire maggiore flessibilità ai loro dipendenti, ormai abituati all’alternanza smart working-ufficio, il prossimo step per continuare ad essere competitive nell’attrazione dei talenti sarà quello di riorganizzare fisicamente lo spazio dell’ufficio. L’ambiente lavorativo si deve infatti progressivamente adattare alle nuove esigenze dei dipendenti, che vedono sempre più l’ufficio non come un posto dove rimanere inchiodati alla scrivania per otto ore, ma come un luogo di condivisione e team building. Secondo alcuni recenti sondaggi condotti tra lavoratori e aziende da CBRE Italy (colosso mondiale nella consulenza immobiliare), l’ufficio continuerà infatti a rimanere un elemento importante nel mondo del lavoro, non destinato a non scomparire (a dispetto di quanto presagito da alcuni in pieno lockdown), ma a trasformarsi.

Questo anche alla luce di un trend in fase di stabilizzazione, che vede un alto numero di lavoratori italiani che usufruiscono di un modello di lavoro ibrido casa-ufficio (43%), sebbene si tratti di una percentuale inferiore a quella europea e globale (58%). È sempre forte il desiderio di continuare a privilegiare le modalità di lavoro flessibili (preferite dal 67% degli intervistati italiani del report di CBRE), in particolare quelle che consentono di trascorrere la maggior parte della settimana a casa (indicate come migliori dal 43% degli intervistati).

Come anticipato prima però, alla flessibilità sulla scelta del luogo di lavoro si accompagna il desiderio di legami sociali con i colleghi, per questo molte aziende spingono i dipendenti ad un ritorno almeno parziale in ufficio con l’obiettivo di aumentare la produttività attraverso il lavoro di networking. Tuttavia, per aumentare la soddisfazione dei lavoratori e rendere più attraente il luogo di lavoro, diventa oggi fondamentale offrire spazi qualitativi, ben attrezzati e serviti, studiati per queste nuove forme di lavoro flessibile.

Tra i fattori più desiderabili dalla grande maggioranza dei lavoratori italiani intervistati da CBRE emergono: le caratteristiche ambientali (luce naturale, migliore qualità dell’aria, acustica, ecc.), la disponibilità di spazi per concentrarsi sul lavoro o per fare networking con i colleghi, le opportunità di benessere/relax e dotazioni di tecnologie avanzate.

Non sembra essere invece necessario ridurre le dimensioni degli uffici: è sufficiente efficientarli, per esempio riducendo le postazioni singole e personalizzando gli spazi in base alle esigenze specifiche dei team. Intervistando multinazionali che prendono in affitto uffici anche in Italia, è emerso infatti che la maggior parte degli occupier (66%) non ha intenzione di ridurre gli spazi a propria disposizione nei prossimi tre anni, preferendo invece efficientare gli uffici o lavorare sulla revisione delle condizioni contrattuali. Per esempio, le aziende puntano a trovare location con ottimi collegamenti con la rete di trasporto pubblico e buone dotazioni per i mezzi privati, in modo da offrire ai propri dipendenti efficienza negli spostamenti e ridurre il tempo perso durante il tragitto casa-lavoro.

Inoltre si privilegia la scelta di uffici energeticamente efficienti, di qualità e con elevati standard di sostenibilità ambientale e sociale: il 73% delle aziende rispondenti ritiene prioritaria la riduzione dei consumi e l’aumento dell’efficienza energetica nella selezione dei propri uffici. La bassa qualità degli uffici infatti influenza negativamente la volontà di recarsi in loco per svolgere le proprie mansioni lavorative, in particolare per le generazioni più giovani.

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