Luca Furfaro, esperto di welfare e consulente del lavoro, fa chiarezza su quello che è necessario sapere per lavorare in smart working in sicurezza rispettando le normative vigenti in materia

Sempre più aziende stanno introducendo la modalità dello smart working, per andare incontro alle esigenze dei lavoratori che lo considerano ormai pratica imprescindibile per coniugare il lavoro alla vita privata. Molte persone, con la stagione estiva, pensano di trasferire la postazione di lavoro nei luoghi di vacanza ma ci sono regole e buone pratiche da seguire.

Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali definisce lo smart working, o lavoro agile, come una particolare modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato per  agevolare la conciliazione dei tempi di vita e lavoro e, talvolta, aumentare la competitività e anche la produttività. La normativa specifica che la prestazione lavorativa deve essere eseguita in parte all’interno dei locali aziendali e in parte al loro esterno, anche senza una postazione fissa, ed è regolamentato da un accordo tra le parti. Alcune aziende hanno scelto di adottare questa modalità in maniera ibrida, affiancandolo al lavoro di ufficio; altre realtà invece lo concedono con l’arrivo della bella stagione, accrescendo così il desiderio di spostarsi verso città di mare o luoghi di villeggiatura per coniugare dovere e tempo libero.

Tuttavia spesso è difficile capire il quadro normativo complessivo o come le norme si applicano in situazioni particolari: Luca Furfaro,  specializzato nella gestione del personale di startup innovative, titolare dell’omonimo studio (www.studiofurfaro.it) e scrittore esperto nelle tematiche del lavoro e del welfare, ha illustrato la normativa base che regolamenta lo smart working, aspetti importanti che rientrano nella sfera di interesse di ciascuno come diritti e doveri dei dipendenti e dei datori di lavoro.

Si può lavorare in un luogo diverso dalla propria casa?

La prima domanda che si pone è se si può lavorare in un luogo diverso dalla propria casa: la risposta è dipende. Ogni datore di lavoro che decide di concedere lo smart working deve stipulare con i dipendenti un accordo individuale scritto, che stabilisce in quali luoghi o tipologie di luogo potrà lavorare. A incidere sono fattori come la sicurezza e il comfort del dipendente, ma anche la privacy delle informazioni trattate, nel caso in cui si lavori in un luogo pubblico come ad esempio un bar.

Strumenti di lavoro imprescindibili, sicurezza e  work life balance

Sebbene la normativa stabilisca che è possibile lavorare sia indoor che outdoor, è necessario che il lavoratore per poter svolgere le proprie mansioni disponga di un’ adeguata illuminazione, un piano di lavoro, una sedia con schienale, un buon ricircolo dell’aria e la connessione internet, tutti strumenti imprescindibili di cui il lavoratore è responsabile quando lavora al di fuori della propria sede. Occorre inoltre far attenzione al fatto che, se un dipendente si ritrova impossibilitato a lavorare per mancanza di connessione internet, quel giorno può essere considerato un’assenza a tutti gli effetti o un giorno di permesso. “Lo smart working è una modalità di lavoro che ci permette di riscrivere il nostro modo di lavorare, non i nostri obiettivi: non si deve quindi confondere con l’essere in vacanza” sostiene Luca Furfaro, esperto di welfare e titolare dello Studio Furfaro. “Il lavoro agile non prescinde dalla tecnologia, la connessione internet in primis è fondamentale e, qualora dovesse esserci una mancanza di connettività, la responsabilità sarebbe sempre del lavoratore”.

Altro tema fondamentale da non trascurare è la sicurezza: dal punto di vista normativo, è possibile lavorare solo in luoghi che non aumentino il rischio di infortuni e che siano conformi per quanto riguarda le regole di salute e sicurezza. Il lavoratore, infatti, è tutelato da infortuni, anche nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per lavorare, ma lo stesso deve essere scelto secondo un criterio di ragionevolezza. In ogni caso l’infortunio deve avere un nesso causale con l’attività lavorativa. Continua a restare un’immagine fantasiosa il lavoratore in spiaggia con i piedi nell’acqua. Non si può quindi lavorare in una postazione non idonea e con molti rischi connessi, quali la compromissione degli strumenti di lavoro come il PC e rischi per l’incolumità.

Cosa cambia per chi vuole lavorare in smart working all’estero?

Lo smart working all’estero è desiderio comune di molti lavoratori, dipendenti e liberi professionisti, specialmente di chi lavora nel digitale ed è quindi agevolato dalla tecnologia.

Sono anche nati i nomadi digitali, lavoratori, spesso freelance, che si muovono spesso scegliendo il paese nel quale lavorare. Tale pratica ha però dei vincoli, in quanto non sempre si è a conoscenza del fatto che si è soggetti alla legislazione del paese in cui si intende lavorare per quanto riguarda retribuzione, inquadramento, orari di lavoro e sicurezza. Nel caso si volesse lavorare per un periodo all’estero  occorre sempre informare il proprio datore di lavoro e verificare come tale periodo potrà essere gestito a seconda del paese nel quale ci si reca.

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La recente conferma del raddoppio della soglia dei fringe benefit per il 2021 può agevolare l’allestimento di una postazione di lavoro consona ai principi di ergonomia e salubrità. Anche da casa

I ritmi lavorativi sono cambiati e con essi gli spazi. Il ricorso massiccio al lavoro da remoto a causa della pandemia ha trasformato radicalmente il concetto di ufficio, che si è ‘spostato’ a casa delle persone con molteplici conseguenze (positive e negative). Molti sono stati costretti a creare nuove postazioni di lavoro nella propria abitazione; ma, si sa, la casa, nella maggior parte dei casi, non è pensata né progettata per questo scopo.

I più fortunati sono stati aiutati dai propri datori di lavoro a impostare uno spazio ergonomico e funzionale: alcune aziende (all’estero, per lo più) lo hanno fatto fornendo gli strumenti a proprie spese, altre hanno invece utilizzato i servizi di welfare aziendale. Già, perché non tutti sanno che anche i lavoratori italiani possono rivolgersi alla propria azienda per concordare l’inserimento di arredi ergonomici tra i possibili usi dei fringe benefit, cioè i beni e i servizi di welfare aziendale messi a disposizione dal datore di lavoro e che godono di particolari vantaggi fiscali.

Il recente decreto Sostegni, infatti, ha riportato la soglia di esenzione della tassazione dei fringe benefit aziendali da 258,23 euro a 516,46 euro per tutto il 2021, dopo che nel 2020 l’articolo 112 del decreto Agosto aveva attuato la misura, limitandola però fino al 31 dicembre dell’anno appena concluso. Se fino a maggio 2021 il tetto queste soluzioni di welfare era tale da impedire l’acquisto di arredi per lo Smart working casalingo, il raddoppio dei fringe benefit può di certo agevolare l’allestimento di una postazione di lavoro consona ai principi di ergonomia e salubrità.

Tra i beni acquistabili in questa tipologia di welfare, infatti, sono compresi: scrivanie, sedute ergonomiche, prodotti di illuminazione specifici per lavorare in modo adeguato in termini di salute e sicurezza. “Gli elementi base di una buona postazione di lavoro sono una sedia ergonomica, una scrivania e un Pc con un monitor esterno di buone dimensioni, divisi da tutto il resto dell’arredamento casalingo”, specifica Lorenzo​ Maresca, Managing Director di Sedus Stoll AG, uno dei principali produttori europei di arredi per l’ufficio. Le sedute e le scrivanie dovrebbero essere adatte a entrare anche in appartamenti poco spaziosi, all’incirca di 80 centimetri per 60, e possibilmente elevabili in altezza.

Il lavoro flessibile non deve dimenticare le regole di sicurezza e praticità

Proprio grazie al boom di lavoro da remoto, Sedus ha ricevuto una costante richiesta di mini postazioni da lavoro, soprattutto dall’estero, e per questo ha aperto una sezione del sito online con i consigli ergonomici per lavorare da casa (dalla postura da tenere alla luce da utilizzare). Maresca ricorda che l’investimento base per una postazione da remoto è molto basso rispetto al ritorno in termini di risparmio dei costi necessari per tenere la forza lavoro in presenza. Un recente studio Ambrosetti stima che, mantenendo la soglia di esenzione a 516,46 euro, si metterebbero in moto, potenzialmente, 1,6 miliardi di euro di consumi nel Paese, con un incremento complessivo di 794 milioni di euro (251,5 euro pro capite). La stima è sulla spesa complessiva, non solo per quella potenzialmente indirizzata a postazioni per lo Smart working.

“Si apre adesso un nuovo scenario per l’arredamento in generale, dato che ci sono aziende che hanno intenzione di dare massima libertà di lavorare in ufficio o in altri luoghi, mentre altre organizzazioni assegneranno giorni prestabiliti per il lavoro da remoto”, è il pensiero del manager di Sedus. “Il concetto è che, se si sceglie di andare in ufficio, ci dovrebbe essere una postazione adeguata per tutti”. Maresca, infine, prevede un trend, soprattutto per le grandi società che utilizzano la logica degli hub, secondo cui ci saranno, oltre alla classica sede centrale, anche altri spazi aziendali più piccoli. Per i dipendenti delle banche, per esempio, ci sarà la possibilità di recarsi a lavorare da una filiale.

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La nuova realtà di lavoro ibrida, per gli esperti, è destinata ad avere effetti anche sui benefit dei lavoratori. Tanto che negli Stati Uniti alcune organizzazioni stanno pensando di assumere personale ad hoc

Dopo un anno di alternanza tra lavoro in presenza e lavoro da remoto, la nuova realtà ibrida sembra pronta per essere messa in pratica. Secondo un recente sondaggio condotto dalla società di consulenza West Monroe Partners, un’azienda su cinque ha già cominciato a implementare la nuova modalità di lavoro e la maggior parte delle organizzazioni pianifica di esser pronta per l’estate 2021.

La nuova realtà blended, per gli esperti, è destinata ad avere effetti anche sui benefit dei lavoratori. Il lavoro a distanza ha, infatti, cambiato le relazioni tra dipendenti e manager, consentendo per la prima volta a questi ultimi di entrare – anche se virtualmente – nelle case e nelle vite dei loro collaboratori, superando il tradizionale confine tra i due mondi.

Questo nuovo punto di osservazione ha cambiato il ruolo del manager, almeno per chi ha voluto vedere nella trasformazione un’opportunità per andare incontro alle esigenze del personale. Tanto che negli Stati Uniti alcune organizzazioni stanno pensando di assumere personale ad hoc per assistere i manager in questo compito. Sulla denominazione del nuovo ruolo non c’è ancora un accordo – c’è chi suggerisce di usare come job title Remote Work Ambassador e chi opta per Employee Counselor – ma l’obiettivo è chiaro: il suo compito è quello di supportare il nuovo sistema di lavoro.

Gartner ha osservato quello che ha definito un “incremento significativo” degli investimenti aziendali in salute mentale e benefit legati al wellness dei lavoratori. Già a giugno 2020, era stato calcolato che il 68% delle aziende aveva introdotto almeno un nuovo benefit destinato a migliorare il benessere delle persone durante la pandemia.

La casistica è ampia: si va dalle visite mediche e psicologiche a distanza alla riprogettazione degli spazi d’ufficio. Anche se non è ancora chiaro come evolverà la relazione tra manager e dipendenti nelle nuove modalità ibride, sembra certo che i responsabili avvertano oggi più che in passato la responsabilità del benessere delle proprie persone.

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La crisi pandemica ha rinnovato le esigenze dei lavoratori, e di conseguenza le prospettive del welfare aziendale. Di certo c’è che i nuovi bisogni –per ora– sono legati principalmente allo Smart working.

Il welfare aziendale è destinato a evolvere sulla scia dell’emergenza coronavirus. Bisogna già attivarsi per capire che cosa questa crisi possa lasciare al mondo del lavoro, e quanto lo Smart working diventi la ‘nuova normalità’. Per quanto riguarda il benessere sul posto di lavoro, secondo la società di formazione Atoma, infatti, il grande tema che sta dominando il dibattito quest’anno – e dominerà il prossimo – è quello del lavoro a distanza, e dunque è su questo che si devono concentrare anche le iniziative di welfare.

“Se già in passato offrivamo corsi sulla gestione dello stress in ambito lavorativo e sulla prevenzione del burnout, oggi abbiamo integrato quei contenuti con altri che si occupano dei diversi aspetti dello Smart working”, spiegano Luca Gambazza e Giulia De Sanctis, rispettivamente Responsabile Commerciale e General Manager di Atoma. Tra i filoni individuati dalla società di formazione come prioritari ci sono, per esempio, il fatto di imparare a gestire le comunicazioni a distanza, di mantenere una postura e un’alimentazione corrette anche quando si lavora da casa, o ancora di sapere come definire spazi e tempi del lavoro da remoto.

A voler cercare il lato positivo dell’emergenza coronavirus, secondo i professionisti di Atoma una delle eredità di questo periodo sarà un maggior interessamento anche delle imprese medio-piccole ai temi del benessere e della sicurezza dei dipendenti. “Da ciò che stiamo registrando, le aziende sono molto più disposte di prima a parlare di benessere e salute dei lavoratori, c’è il timore diffuso di fare troppo poco per proteggere i dipendenti e si vuole dimostrare di aver messo in campo tutti gli strumenti possibili per tutelarli”.

Si agisce, quindi, solo per paura di ricadute in termini di responsabilità giuridica? “No, la strada era già tracciata, ma questo periodo sarà un incentivo per un ulteriore miglioramento. Le imprese sanno che, mai come ora, devono puntare sul personale, perché ogni realtà è fatta dagli individui che ci lavorano e questo ora è diventato ancora più evidente”.

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EasyHunters, società di ricerca e selezione di personale, ha fatto un’indagine tra 4.000 candidati su cosa significhi per loro benessere nei luoghi di lavoro. Ecco i risultati.

Sonja Lyubomirsky, docente del Dipartimento di sociologia presso l’Università della California, alle strategie su come incrementare la felicità in azienda ha addirittura dedicato un libro. Si intitola  The how of happiness, e manco a dirlo nelle libreria a Stelle e strisce è andato a ruba tanto da diventare un best seller.  Del resto gli americani, che in quanto a strategie di management sono decisamente più avanti di noi, hanno capito da tempo che i dipendenti felici hanno una produttività maggiore del 31%, portano a un incremento delle vendite del 40% e mettono il turbo alla loro creatività, che lievita del 31%.
Numeri dimostrati scientificamente anche dalla Lyubomirsky che si è presa la briga di incrociare ben 25 studi accademici in materia. E se in Usa molte sono le aziende che iniziano ad avere al loro interno un Cho, ovvero un chief happiness officer, in Italia, su questo tema abbiamo molto da imparare, anche se la figura del manager della felicità inizia a farsi strada lungo lo Stivale, così come le società di consulenza ad hoc.
Del resto «Occuparsi di gestione delle risorse umane, oggi vuol dire occuparsi anche di questi aspetti che hanno più a che fare con la sfera emotiva e personale delle persone che lavorano in azienda», avverte Francesca Contardi, Managing Director di EasyHunters, società che offre servizi di recruitment digitali a elevata qualità. Ma cosa intendono i dipendenti per felicità? La società di ricerca e selezione di personale ha girato la domanda a 4.000 candidati (56,5% donne e 43,5% uomini), tra i 25 e i 55 anni e sono emersi trend interessanti.

Cos’ è la felicità per i dipendenti

«Visto che sempre più spesso si sente parlare di benessere in azienda, abbiamo voluto chiedere ai candidati cosa intendono, davvero, per felicità e quali siano gli aspetti che valutano con maggiore attenzione quando devono decidere se scegliere un’azienda piuttosto che un’altra», ha aggiunto Contardi. L’indagine prende in considerazione tutto ciò che ha a che fare con il lavoro: gli ambienti, le metodologie, i benefit, i servizi e le convenzioni. Uno dei risultati più sorprendente riguarda la possibilità di lavorare da remoto: se è vero che per il 47,1% è uno dei must have, è anche vero che solo il 10,2% lo farebbe tutti i giorni (contro il 44,9% che, invece, lo desidererebbe una volta alla settimana o in caso di necessità). La formazione, invece, è il benefit più richiesto (dal 30,7% degli intervistati, seguito dall’assicurazione integrativa per il 23,8% e un pacchetto di convenzioni per il 16,2%).

 Spazi ampi e luminosi con poche persone

Dall’indagine condotta da EasyHunters emerge che il 44,6% dei candidati desidera un open space luminoso, con un numero ridotto di persone (26,8%) e silenzioso (23,6%). Non risulta fondamentale per il benessere, invece, poter portare il proprio animale domestico in ufficio: solo il 42,5% lo chiederebbe alla propria azienda.
«Per i candidati è molto importante anche avere, all’interno della propria azienda, uno spazio adeguato per poter pranzare con i propri colleghi», precisa Contardi. In particolare, il 41,6% desidererebbe la mensa, mentre al 23,1% basterebbe anche solo una saletta adibita a cucina. Da sottolineare, inoltre, l’attenzione all’alimentazione sana: il 42,2% vorrebbe un menù bilanciato e salutare e il 23,8% frutta disponibile.

Palestra aziendale e convenzioni food & beverage

Anche la richiesta di benefit e convenzioni va nella direzione del benessere fisico e della salute. Per il 42,8% dei lavoratori, infatti, il benefit più importante è la palestra e, per il 34,2%, la convenzione ideale è con realtà che operano nell’ambito food & beverage, seguito da ottica e sanitari, come le farmacie (27,7% ). A meno della metà, con il 20,4%, invece, si posiziona l’asilo aziendale.

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