L’emergenza Coronavirus ha determinato un boom del ricorso al lavoro agile. Non tutte le aziende, però, sono attrezzate per affrontarlo. E anche i lavoratori devono far fronte a difficoltà organizzative tutte “domestiche”.

Si fa presto a dire Smart working. In questi giorni di quarantene forzate, attività sospese e uffici chiusi a causa dell’emergenza Coronavirus, sembra che il lavoro agile sia diventato la soluzione a tutto. Garantire operatività e continuità della prestazione attraverso lo schermo di un computer non è, però, così semplice. A maggior ragione se, per esigenze esterne, la distanza diventa forzosa, generalizzata e a tempo pieno. Lo sanno bene le aziende e i dipendenti alle prese in questi giorni con una nuova modalità di organizzazione del lavoro.

“Sono a casa a fare Smart working con due bimbe che devono fare Smart school via tablet con le loro classi…tutto bellissimo, ma la logistica domestica non è semplice! Meno male che almeno la mamma è al lavoro”. È lo sfogo affidato ai social da Alvise Biffi, Amministratore Delegato di Secure Network. La società, specializzata in consulenza in ambito cyber security, ha sede nel centro di Milano. Per tutelare la salute del personale, abituato a raggiungere l’ufficio con i mezzi pubblici, ha deciso di adottare in via precauzionale lo Smart working per tutti i venti dipendenti dell’azienda e per quelli della controllata Banksealer. “Eravamo già preparati a questa modalità di lavoro dal punto di vista tecnologico”, racconta a Tuttowelfare.info. “Tutte le nostre persone sono dotate di laptop e disponiamo di un’infrastruttura in cloud. Lo Smart working era già una possibilità di cui poter godere uno o due giorni alla settimana, a discrezione del dipendente. Adesso, però, la situazione è diversa”.

La difficile organizzazione domestica

L’altra faccia della medaglia si chiama organizzazione domestica. Non basta, infatti, avere un device aziendale efficiente e un’ottima connessione di rete: conta anche la logistica. “In questo periodo in cui anche le scuole sono chiuse non è facile organizzarsi. Gestire lo Smart working in un ambito non consono è complicato”, ammette. “In casa non ci sono spazi separati, scrivanie adatte in cui potersi posizionare e, se ci sono contemporaneamente più persone che fanno Smart working o Smart school, diventa più complesso”. Il problema non investe solo chi ha figli: nei piccoli appartamenti di Milano, ad esempio, sono tanti i giovani che devono condividere gli spazi con uno o più coinquilini. “A livello di produttività, se c’è una buona organizzazione domestica, in un ambiente tranquillo, comodo e spazioso, lo Smart working funziona benissimo. Altrimenti, si ripresentano alcune problematiche tipiche dell’ufficio”.

I vantaggi per Biffi sono comunque tanti: più tempo per stare in famiglia, spostamenti azzerati, meno traffico e smog. “Quello che viene meno, però, è l’ambito della socialità, soprattutto in tempo di Coronavirus: confinati tra le mura domestiche, l’interazione sociale avviene solo tramite conference call e chat. Con la giusta organizzazione lo Smart working è un gran vantaggio, ma non bisogna trascurare gli aspetti logistici e domestici per gestirlo, altrimenti la produttività crolla. Restare a casa uno o due giorni a settimana è un piacere, di più diventa un fastidio”.

Gli accorgimenti per affrontare la distanza

L’Italia è agli ultimi posti in Europa per diffusione del lavoro agile, con appena il 4,8% delle persone che lavorano da casa. Dopo di noi, solo Romania, Bulgaria e Macedonia. Eppure, di fronte all’emergenza sanitaria, l’imprenditoria italiana si è riscoperta tutto a un tratto smart. “La resistenza e l’incapacità di cavalcare buone pratiche e nuove soluzioni oggi sono messe in discussione dal virus. Anche le aziende che non avevano introdotto in maniera intensiva lo Smart working lo stanno facendo adesso, trasformando lo choc iniziale in un’opportunità di trasformazione”, sottolinea Alessio Vaccarezza, CEO di Methodos Italia.

La società di consulenza, specializzata nell’accompagnare le imprese nei processi di change management, ha stilato una serie di consigli utili per prevenire possibili intoppi e preparare dipendenti e manager a lavorare in modo nuovo. Il vademecum è rivolto sia ai lavoratori, che spesso si trovano a fare i conti con una realtà sconosciuta, sia ai capi, che devono sperimentare nuovi metodi per organizzare, dirigere e valutare i propri dipendenti.

Tecnologie da testare e comunicazione continua

La precondizione è tutta tecnologica: occorre dotare le persone di strumenti idonei al lavoro da remoto. I device in uso agli smart workers devono consentire il collegamento con i colleghi, ma anche l’accessibilità ai database interni e alle informazioni necessarie. “È una precondizione importante per mettere tutti ai blocchi di partenza”, spiega Giuseppe Geneletti, Head Smart Working di Methodos. “Poi, bisogna presidiare bene la comunicazione: occorre che le persone vengano informate tempestivamente su priorità e obiettivi e rassicurate che il lavoro sta andando avanti. Non devono essere lasciate sole”.

Manager e responsabili devono dar vita a un interscambio frequente, chiarendo bene tempistiche e decisioni e garantendo un feedback costante. Molto utile si rivela in circostante simili mettere a disposizione presidi informativi ulteriori rispetto a quelli tradizionali. “Le funzioni più stressate sono l’Information Technology e le Risorse Umane, chiamate a presidiare che tutto quanto venga riallineato e le persone agiscano con tranquillità”. In questi giorni la stessa Methodos Italia ha chiesto alle sue persone di organizzarsi per lavorare da remoto, scegliendo di rimborsare le corse in taxi a coloro che intendano recarsi comunque dai clienti o in sede ed evitare così il ricorso ai mezzi pubblici. “L’importante è adattare rapidamente le procedure”.

Adottare la forma mentis dell’ufficio

Per il lavoratore la vera sfida è riprodurre a casa la forma mentis che si assume in ufficio: stabilire degli orari chiari, organizzare gli spazi, capire quando è ora di disconnettersi. Gli esperti raccomandano di organizzare la propria giornata in modo che gli obiettivi da raggiungere, i momenti di comunicazione e l’accessibilità fornita ai collaboratori siano ben chiari. Soprattutto se non si è soli in casa, è importante comunicare a familiari e coinquilini quando si è al lavoro. “Le ricerche ci dicono che il nostro livello di concentrazione può durare al massimo un’oretta, per questo bisogna prevedere pause di dieci minuti”, continua Geneletti. “Uno dei rischi di lavorare a casa è che le persone siano così concentrate e intente in quello che stanno facendo da non fermarsi. Capita soprattutto a noi italiani: temere di essere percepiti in vacanza ci fa lavorare troppo senza scollegarci mai”.

L’improvviso boom di Smart working potrebbe, insomma, servire da laboratorio per sperimentare nuove forme di accessibilità e di comunicazione da remoto. Occhio, però, a non adottare soltanto soluzioni tampone: finite le limitazioni dello stato emergenziale, il rischio è che si torni alla situazione pre-Coronavirus. “Nella specifica situazione in cui ci troviamo oggi siamo di fronte a una forte commistione tra personale e professionale”, puntualizza il CEO di Methodos Italia.

“Come manager e come società, stiamo rispondendo a una crisi e la stiamo affrontando in maniera tattica: c’è bisogno di avere linee guida, tanto quanto di suggerimenti pratici immediati. Già oggi, però, occorre mettere a terra un piano per far sì che lo Smart working non sia solo un’opportunità in tempo di crisi, ma un nuovo modo di lavorare”, spiega Vaccarezza. “La vita in ufficio è fatta anche di workshop ed eventi. Trovare il modo di organizzarli, anche a distanza, significa dimostrare di essere capi resilienti, capaci di far fronte a ogni situazione”.

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Si moltiplicano le giornate dedicate allo Smart working. L’ultima è quella organizzata da Bologna. L’obiettivo: promuovere un modello organizzativo e una cultura manageriale orientata al risultato.

Le Pubbliche amministrazioni (Pa) hanno il compito di favorire collaborazioni e facilitare nuove soluzioni per i problemi comuni. Questo vale anche nel campo del lavoro, che è sicuramente un aspetto fondamentale della vita di un territorio, dal momento che coinvolge tantissimi ambiti del ‘vivere assieme’, dalle infrastrutture, ai trasporti, al commercio, all’istruzione.

È anche il principale terreno di incontro tra comunità, Istituzioni ed imprese; lo è in ottica di sviluppo economico, ma alle Pubbliche amministrazioni spetta il compito di garantirne, tra le altre cose, la sostenibilità.

Il Comune di Bologna crede così fortemente nello Smart working come fattore abilitante di questa sostenibilità, da aver organizzato una giornata dedicata al lavoro agile (si è svolta il 24 ottobre 2019). Per chi si occupa del tema, è particolarmente interessante capire il punto di vista degli enti pubblici, dal momento che, inevitabilmente, è diverso da quello delle aziende.

All’Assessore al Lavoro Marco Lombardo è stato affidato il compito di esprimere la voce delle istituzioni che, nella promozione del lavoro agile, hanno, in primo luogo, un intento di tipo culturale. Lombardo ne ha tessuto un elogio: “Lo Smart working è qualcosa di più e di diverso rispetto al lavoro da casa o al telefono: è un modello organizzativo e una cultura manageriale orientata al risultato, alla progettualità più che alla procedura, alla cooperazione ed alla collaborazione più che alla competizione”.

La definizione di una Pa non può proseguire se non allargando il discorso al work-life balance: secondo Lombardo, infatti, il primo obiettivo non deve essere una maggiore dedizione della propria esistenza ai tempi del lavoro, ma una maggiore possibilità di conciliazione dei tempi di vita con quelli di lavoro. Dunque, la sfida culturale che una Pa può portare avanti rispetto allo Smart working è quella di “promuovere una cultura del lavoro che sia orientata a misurare la qualità esso, più che la quantità delle ore lavorate”.

Gli esperimenti di Smart working nelle Pa

Non a caso, il Comune di Bologna, insieme con la Regione Emilia-Romagna e alla Città metropolitana, è stato il primo in Italia a sperimentare lo Smart working, adottando in pieno la risoluzione europea del 2016 e la Legge 81 del 2017. Infatti, ha in corso, da un anno, una sperimentazione per l’attivazione del lavoro agile che coinvolge attualmente circa 110 persone, destinate a diventare più di 300 nel 2020, per poi crescere progressivamente per step successivi, fino a raggiungere potenzialmente tutti i lavoratori e le lavoratrici dell’ente.

Il progetto si chiama Lavoro agile per il futuro delle Pa ed è cofinanziato dal Pon Governance e Capacità istituzionale 2014-2020, Asse I, Azione 1.3.5 e coordinato dal Dipartimento per le Pari Opportunità del Consiglio dei Ministri, in rete con la Regione Emilia-Romagna. Il modello creato a Bologna è stato poi messo a disposizione di tutti gli altri enti interessati.

Dunque, nella prima giornata dedicata al lavoro agile, il Comune di Bologna si è fatto promotore di un Protocollo di intesa della rete pubblico-privata Smart-BO, composta da associazioni imprenditoriali, singole imprese e cooperative ed altre organizzazioni pubbliche della città, come università e azienda sanitaria, finalizzato a costruire un tavolo territoriale del lavoro agile, per valorizzare e incentivare lo Smart working e promuovere l’innovazione organizzativa e lo sviluppo sostenibile della città, attraverso un confronto e scambio di esperienze, buone pratiche e positive contaminazioni.

Lo scopo secondo i rappresentanti del Comune di Bologna è quello di “condividere l’esperienza bolognese e quella di altri territori, tra pubblico e privato, rendendo tutto questo un patrimonio comune di conoscenza, nella convinzione che lo Smart working possa diventare un fattore abilitante per liberare il potenziale umano e tenere insieme un’idea di sviluppo che coniughi la sostenibilità ambientale con quella sociale”.

Andare oltre la produttività

Il passaggio culturale auspicato è quello dalla produttività alla produzione di valore, dalla competizione alla collaborazione, dall’efficientamento del modello al benessere individuale e collettivo, dall’organizzazione dell’ufficio all’accessibilità e alla condivisione dello spazio di lavoro. In ballo ci sono sfide ancora più ‘alte’.

Per esempio, quella demografica, visto il tasso di natalità tra i più bassi in Europa. Questa coinvolge anche l’equilibrio tra vita professionale e vita privata-familiare, perché esso dipende dall’organizzazione dell’orario: già nel 2015 quasi la metà dei dipendenti ha dichiarato di aver lavorato durante il tempo libero (2015).

Bologna ha dimostrato questa particolare sensibilità anche nella redazione della Carta dei diritti fondamentali del lavoro digitale nel contesto urbano, meglio nota come Carta di Bologna, che regolamenta i diritti dei lavoratori della Gig economy, primi tra tutti i rider delle principali piattaforme di food delivery. La Carta è diventata un modello nazionale: il tema cruciale è il fatto che, tutto sommato, lo Smart working resta prerogativa di lavoratori subordinati che, in quanto tali, hanno già delle tutele.

L’auspicio è quello di una vera svolta per il 2020, a partire proprio dagli enti pubblici: un lavoro agile ‘reale’, cioè a risultato e senza vincoli di orario, che possa riguardare almeno il 10% del personale della Pa, evitando forme di abuso; uno Smart working che si opponga alla tentazione di una cultura della presenza fisica e della disponibilità permanente, come unici indicatori delle capacità e del valore del lavoratore. E le Giornate del lavoro agile diventeranno annuali.

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I primi numeri relativi all’applicazione della legge 81 del 2017 sul lavoro agile dicono che solo 114 aziende hanno chiesto e ottenuto gli sgravi contributivi pari al 5% della retribuzione prevista per i programmi di lavoro agile. Cosa non ha funzionato.

Smart working, negli ultimi anni se ne è fatto un gran parlare in Italia tanto che il lavoro agile ha conquistato anche un posto nei piani di welfare aziendale. Ma solo 114 aziende hanno chiesto e ottenuto gli sgravi contributivi pari al 5% della retribuzione prevista per i programmi di lavoro agile. E quasi certamente il budget 2017 di 55 milioni non sarà raggiunto, quindi chi ha fatto domanda otterrà il beneficio. È quanto emerge dai dati relativi all’applicazione della legge 81 del 2017 sul lavoro agile. Più nel dettaglio, le richieste di sgravio presentate dalle aziende nel 2017 sono state 314 e 313 quelle accolte. Di queste, 231 interessano le misure dell’area d’intervento della flessibilità organizzativa e all’interno di questa categoria la misura del lavoro agile risulta inserita nel contratto da 114 aziende, la flessibilità oraria da 147 aziende, il part-time da 100 aziende, la banca delle ore da 66 aziende e la cessione solidale da 29 aziende (ciascuna azienda doveva indicare almeno due misure che erano quelle previste dal decreto legislativo del 2015). Ciascuna azienda doveva indicare almeno due misure. C’è da sottolineare, inoltre, che delle 231 domande la maggior parte era interessata alla flessibilità in entrata e uscita più che al lavoro in remoto. Numeri che indicano uno sboom della legge sullo smart working.

Cultura e tempi stretti hanno fatto da zavorra

Il motivo va cercato in un approccio piuttosto cauto da parte delle imprese e dei lavoratori alla possibilità di lavorare da remoto, più che altro per una questione culturale. Numerosi, infatti, sono ancora i dipendenti che vivono l’allontanamento dalla scrivania come il pericolo di perdere il posto di lavoro o la posizione raggiunta. Non mancano poi le imprese, specie medio piccole, che temono di perdere il controllo sul lavoratore a distanza e continuano a preferire modelli organizzativi tradizionali, verticali, con un capo al centro, in una logica gerarchica piuttosto che verticale. Un’altra ragione dell’insuccesso è legata poi ai tempi molto stretti per chiedere gli sgravi contributivi.
Come ha riportato l’Agenzia di stampa Agi, infatti «Le domande per ottenere gli sgravi contributivi dovevano essere presentate entro 15 novembre ’17 e dovevano essere riferite ai contratti collettivi depositati da gennaio a ottobre dello stesso anno. Ma la normativa sul lavoro agile è entrata in vigore il 14 giugno, ed il decreto che disciplinava le modalità per la richiesta degli incentivi è arrivato solo a settembre del 2017. Inoltre la richiesta presupponeva un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, cosa che non sempre è possibile realizzare in tempi rapidi (anche se bisogna ammettere che le informazioni sulle agevolazioni contributive per il lavoro agile erano circolate ben prima che le relative norme entrassero in vigore)».

Il 36% delle aziende ha avviato progetti di smart working

Eppure le aziende che hanno dato il via a progetti di lavoro da remoto, stando ai dati L‘Osservatorio sullo smart working del Politecnico di Milano, sono passate dal 30% del 2016 al 36% del 2017. Anche se tra le Pmi l’approccio è sempre soft: il 22% ha in corso progetti di smart working, ma solo il 7% con iniziative strutturate e il 53%  ritiene il lavoro agile poco applicabile alla propria struttura produttiva.

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